ראשית, חשוב בעיניי להתחיל עם הבהרה חשובה לגבי המושג ניהול שינוי אשר תופס מקום של כבוד בטרמינולוגיה העסקית והארגונית בשנים האחרונות. בסביבה העסקית הדינאמית של ימינו, כאשר התחרותיות גדולה מאי פעם, ההיצע הגלובלי והחידושים הטכנולוגיים מכתיבים שינויים בלתי פוסקים בשווקים ובתעשיות השונות – ניהול שינוי אינו תהליך חד פעמי כי אם פרקטיקה מתמשכת.
ארגונים מתמודדים כל העת עם שינויים חיצוניים ופנימיים דוגמת: שינויים בשוק ובתעשייה, שינויים בהעדפות ובצרכי לקוחות, מיזוגים ורכישות, התפתחויות טכנולוגיות, שינויים מאקרו-כלכליים ופוליטיים המשפיעים על תנאי הסביבה בה פועלים ארגונים ועוד… דינאמיות זו מחייבת את הארגון להגיב בהתאם ולהיערך לשינויים, על מנת למזער שיבושים ברציפות התפקודית של הארגון ולהמשיך להניע צמיחה גם בסביבה משתנה. יישום ומעקב שיטתיים של ניהול שינויים אפקטיבי יכול להבטיח תפקוד מיטבי של הארגון וצליחתם של שינויים, תוך כדי הבטחת שגשוגו וצמיחתו.
שנית, חשוב לי ציין כי ניהול שינוי אינו נכון שיהיה תגובתי, כי אם תהליך ארגוני יזום. כמובן ששינויים רבים מתרחשים מכורח המציאות וחלקם אף מפתיעים ארגונים והנהלות באופן מאד לא צפוי דוגמת מגיפת הקורונה, מלחמת חרבות ברזל ואירועים נוספים בזירה הלוקאלית והבינלאומית. אולם, כל ארגון נדרש לפרקטיקה זו של היערכות לשינויים בשגרה ובחירום. ככל שארגונים ישכילו להיערך מראש לתרחישים שונים של שינויים, כך חוסנם יגבר וצמיחתם תתאפשר באופן יותר רציף.
תהליך ניהול שינוי מתחיל עם הערכת הצורך לשינוי והתרחישים האפשריים. ממשיך עם גיבוש חזון ואסטרטגיה מותאמים, מיפוי בעלי העניין ודרכי רתימתם לשינוי, שיתופם של כלל העובדים ומתן התמיכה הנדרשת להם, גיבוש מסרים מותאמים והכנת מערך של תקשור אפקטיבי, הכנת תוכניות פעולה ליישום השינוי, הטמעה מיטבית הכוללת צמתי בקרה ומסתיים בהפקת תובנות ולקחים. מעצם חשיבותו ומורכבותו של התהליך, נדרשים הובלה וניהול מקצועיים של התהליך מראשיתו ועד סופו.
צרו קשר היום והתחילו להוביל את השינוי שלכם
שינוי אישי ושינוי ארגוני
שינוי אישי ושינוי ארגוני הם תהליכים בעלי מאפיינים משותפים הקשורים זה בזה. עם זאת, תהליכים אלו הם גם בעלי דינמיקה ייחודית ואופן הביצוע וההטמעה שלהם שונה. ניהול שינוי ברמה האישית, בין אם בקרב מנהלים או עובדים בארגון – מתרחש וכרוך בשינוי אמונות, גישות, התנהגויות וכן רכישת מיומנויות או דרכי פעולה חדשות המאפשרות הסתגלות לשינוי.
ניהול שינוי ברמה האישית הוא מרכיב מהותי ומהווה את הבסיס לניהול השינוי הכולל שעובר הארגון. האנשים בתוך הארגון חייבים לבצע בעצמם את השינוי בין אם זה בהלך הרוח שלהם, בחשיבה, בהתנהגויות, בערכים שמנחים אותם או בשיטות העבודה שלהם. ניהול שינוי אישי בתוך ארגון יכלול בדרך כלל לימוד של מיומנויות חדשות ורלוונטיות, קבלת תפקידים חדשים והעברת אחריות בין בעלי תפקידים שונים בארגון. ניהול שינוי ברמה האישית יונגש לעובדים פעמים רבות בעזרת תוכניות אימון אישיות, הדרכה ופיתוח. תוכניות אלו יספקו לעובדים את הכלים והתמיכה הדרושים שלהם על מנת לצלוח את השינוי בהצלחה.
חשוב להכיר בחשיבות של ניהול השינוי האישי. עם זאת, ניהול שינוי ברמה הארגונית הוא שונה וחשוב במהותו על מנת להשלים ולבצע את השינוי באופן חלק ולעמוד ביעדים שהוצבו. ניהול שינוי ברמה הארגונית דורש שינוי קולקטיבי, מעבר להתאמות האישיות שהאינדיבידואלים בארגון נדרשים לעשות. על מנת ליצור סביבה ארגונית חדשה, על הארגון לבצע התאמות או אפיון והגדרה מחודשת של מבנים, תהליכים ומערכות.
ניהול שינוי ברמת הארגון כרוך גם בתיקון של מדיניות, הגדרה מחדש של תפקידי עבודה ויישום של טכנולוגיות חדשות. שילוב השינוי בתוך הארגון תלוי גם בטיפוח של תקשורת פתוחה ובפיתוח של חזון משותף התואם את עקרונות השינוי. ניהול שינוי שכזה ברמה הארגונית דורש משאבים רבים בארגון, לטובת ביצוע הכשרות מתאימות והטמעת מערכות התמיכה הדרושות.
חשוב שארגונים יסתכלו על ניהול שינוי מתוך גישה הוליסטית המשלבת את ההתאמות הקולקטיביות הנדרשות ברמה הארגונית, תוך הכרה והתייחסות לשינויים האישים אשר על העובדים בארגון לבצע.
ניהול שינוי מקצועי - חשיבות ומשמעות
ניהול שינוי בארגונים חשוב שיתבצע באופן מקצועי מכמה סיבות. ראשית, ניהול שינוי הנעשה באופן מקצועי מקדם תרבות ארגונית של שיפור מתמיד – גישה הכרחית וחשובה בסביבה העסקית הדינאמית המאפיינת את ימינו. תרבות ארגונית המעודדת שיפור מתמיד וניהול שינויים, גורמת לארגונים לבצע הערכות באופן קבוע לגבי האסטרטגיות, המבנים והתהליכים בארגון.
אימוץ פרקטיקה של ניהול שינויים על בסיס קבוע מעודד חדשנות וצמיחה, יוצר חשיבה המאמצת את השינוי והופכת אותו לזרז לשיפור ולשינויים חיוביים. הדבר מאפשר לארגון להסתגל לצורכי הלקוחות והשוק וממצב את הארגון בקדמת העקומה עם יתרון על המתחרים לטווח הארוך.
מעבר ליתרון התחרותי ולחדשנות שמביאה עימה תרבות של ניהול שינויים, הנוף העסקי של ימינו מחייב את הארגונים השונים לאמץ תרבות זו על מנת להישאר רלוונטיים. אחת הסיבות היא כי שינויים המגיעים מגורמים חיצוניים הם בלתי נמנעים בעידן הנוכחי. ארגונים אשר אינם מסוגלים לבצע את תהליכי ההסתגלות התכופים, מסתכנים באיבוד היתרון התחרותי שלהם ואף באפשרות שיישארו לא רלוונטיים.
ישנה חשיבות מכרעת לניהול שינוי באופן מקצועי, אפקטיבי ורציף וזאת על מנת למזער התנגדויות ולהגדיל את מעורבות המנהלים והעובדים בארגון. שינוי לעיתים קרובות עלול לייצר ספקנות ואף פחד והתנגדות מצד מנהלים ועובדים אשר עלולים להרגיש חוסר וודאות בעקבות ההשלכות העתידיות של השינוי. באמצעות ניהול שינוי באופן מקצועי, אפקטיבי ורציף ובעזרת מתודולוגיה ופרקטיקות לניהול שינויים, ניתן ליצור סביבה תומכת ושקופה המספקת לעובדים מידע, הכשרות ומשאבים נדרשים באופן נגיש.
בכך ניתן יהיה להפיג מעט מחוסר הוודאות והפחד האופפים לרוב את תהליך השינוי. כאשר ניהול השינוי מבוצע באופן המקצועי ביותר, גם על יד מעקב אחר תהליכים וזיהוי סיכונים פוטנציאליים, ניתן להפחית את הנזקים הצפויים בתהליך ולחזות את השפעת השינוי על היבטים שונים כגון: תפעול, כספים, חוויית לקוח. תכנון ויישום אפקטיביים הם קריטיים על מנת להבטיח שהשינוי יעבור בצורה חלקה עם כמה שפחות התנגדויות, הפרעות ושיבושים ואף תוך מיקסום התוצאות הרצויות ויתרונותיו של השינוי !
מודלים לניהול שינוי
ברצוני להתייחס בקצרה לשניים מהמודלים הנפוצים אשר פותחו לנושא של ניהול שינוי. שני המודלים שונים במהותם ובעלי יתרונות וחסרונות ועל כן הם מתאימים במקרים שונים ותלויים בהקשר ובאופי השינוי. עם זאת, חשוב לציין שהמודלים יעילים ועוזרים לנווט את המורכבות של תהליך ניהול שינוי. שני המודלים המדוברים הם: מודל השינוי של לוין ומודל 8 השלבים של קוטר.
מודל השינוי של לוין מורכב משלושה שלבים והוא ידוע בפשטותו ובבהירותו, דבר המקל על הבנת המודל ויישומו. היתרון בגישת המודל של לוין הוא בהתייחסות לצד האנושי שבתהליך השינוי ובהבנה שאנשים צריכים זמן על מנת להסתגל וללמוד לעשות דברים בצורה חדשה. מבקרי המודל של לוין יטענו שהחיסרון המובהק שלו הוא בהיעדר פירוט של תהליך יישום מפורט ובכך שהוא אינו מציג במלואו את המורכבויות העומדות בפני הארגונים המודרניים.
שלושת השלבים במודל של לוין הם: ביטול הקפאה, שינוי והקפאה מחדש. המודל הזה בעצם מדגיש את החשיבות שבהכנת האנשים לשינוי, לאחר מכן יישום השינוי הרצוי ולבסוף ביסוסו של השינוי כנורמה החדשה.
מנגד ניצב המודל של קוטר בעל 8 השלבים. מודל זה מספק גישה מפורטת יותר לתהליך היישום ומציג שלב אחר שלב את תהליך ניהול השינוי. המודל של קוטר מתחיל ביצירת תחושת דחיפות לשינוי, גיבוש של קואליציה מנחה, העברת החזון החדש, העצמת העובדים וגיבוש השינויים. המודל של קוטר מציג מפת דרכים מפורטת יותר לגבי אופן ביצוע ויישום השינוי. המודל מתמקד ביצירת תחושת הדחיפות לשינוי והתאמת הארגון לשינוי הנחוץ. חסרונו של מודל זה הוא בתבניתיות שאינה מאפשרת הסתגלות באותה מידה לשינויים מהירים יותר או בלתי צפויים.
המודלים השונים מספקים תבנית מסוימת לניהול תהליך השינוי. הם בעלי אופי שונה והחוזקות שלהם מייצגות תהליכי שינוי שונים. על כן, בעת בחירת מודל לניהול השינוי יש להתייחס לאופי השינוי הנדרש ולהקשר הספציפי שלו.
מאמרים נוספים
ייעוץ ארגוני וניהולי – ביחד או לחוד?
ניהול קונפליקטים בצוות – תפקידם של מנהלים
השתלבות בתרבות ארגונית – טיפים למנהלות ומנהלים חדשים בארגון
ייעוץ ארגוני וניהולי – ביחד או לחוד?
בנייה ופיתוח צוות – מהות וחשיבות ארגונית
הכשרת מנהלים ככלי אסטרטגי לחיזוק יתרון תחרותי של ארגונים בעידן ה VUCA
תקשורת אפקטיבית בניהול שינוי
תקשורת אפקטיבית הינה חיונית בתהליך של ניהול שינוי בארגון. על ידי יישום אסטרטגיות המותאמות לבעלי עניין שונים, ניתן ליידע וליישר קו עם העובדים, הלקוחות ובעלי העניין השונים הקשורים לפעילות הארגון. אסטרטגיות אלו מבטיחות הבנה ומחוייבות משותפת לביצוע הטמעת השינוי. מידת אפקטיביות התקשורת מגבירה את הסיכוי ליישום מוצלח של השינוי ועוזרת להתגבר על מחסומי תקשורת באמצעות שמירה על עקביות במסרים.
תקשורת אפקטיבית מאפשרת לארגונים להבהיר את הסיבות והמניעים לשינוי, לבטא באופן ברור את המטרות והיעדים ולטפל בהתנגדויות ובחששות הנובעות מאי וודאות הכרוכה בתהליך של ניהול שינוי. הבנה והתאמה משותפת בין העובדים ההנהלה והלקוחות היא קריטית על מנת שהשינוי יעבור בצורה חלקה עם כמה שפחות שיבושים והתנגדויות.
כדי לתקשר את מהות השינוי בצורה ברורה לבעלי העניין השונים, ישנן מספר אסטרטגיות יעילות בהן ניתן להשתמש כדי שהתקשורת במהלך ניהול השינוי אכן תהיה אפקטיבית. בעת תקשורת עם עובדים בנושא השינוי חיוני לספק מידע ברור ובזמן המתאים לגבי אופיו של השינוי, הסיבות לשינוי, ההשפעה שעשויה להיות על בעלי התפקידים השונים והיתרונות שהשינוי שואף להשיג.
ניתן לבצע את העברת המסרים האלו במספר דרכים: פגישות משותפות, תדריכי צוות מצומצמים ודיונים אחד על אחד. כל אלו מאפשרים תקשורת דו כיוונית פתוחה וברורה המסייעת להפיג חששות אישיים ואי וודאות. חשוב להקפיד על עקביות המסרים בכל מפגש. על הנהלת הארגון לוודא שכל עובדי הארגון מעודכנים ומעורבים לאורך כל תהליך ניהול השינוי ועל כל המנהלים לוודא הלימה בהעברת המסרים.
על כן חשוב לבצע עדכונים שוטפים, דוחות התקדמות ומפגשי משוב בקרב חברי הנהלת הארגון וכלל המנהלים. בעת תקשורת עם לקוחות, חשוב להסביר באופן ברור כיצד השינוי ישפר את המוצרים, השירותים ואת חוויית הלקוח. תקשורת עם לקוחות צריכה לשים דגש על הערך שמביא עימו השינוי.
בנוסף, אפקטיביות התקשורת בעת תהליך ניהול שינוי תלויה בהפחתת מחסומי התנגדות אשר יכולים לצוץ כתוצאה מספקות או אי הבנות. כדי להפחית מחסומים אלו חשוב לייצר תרבות של תקשורת פתוחה ולעודד שאלות, משוב ודיאלוג. חשוב להיות קשובים לדאגותיהם של בעלי העניין השונים ולהתייחס אליהם באמפתיה. עקביות של מסרים והודעות חיוניות מפחיתה את הסיכויים לאי הבנות. ניתן להשיג זאת על ידי מינוי של שגרירי שינוי ועל ידי מינוף ערוצי תקשורת מגוונים בארגון כמו דואר אלקטרוני, אפליקציות פנים-ארגוניות, מדיה חברתית ואינטראקציות פנים אל פנים.
ניהול המרכיב האנושי
בסופו של יום כל ארגון מורכב הרי מאנשים ואנשים הם יצורים מורכבים המונעים בעיקר מחוויות רגשיות. שינויים מאז ומעולם היוו אתגר למין האנושי. יש לזה הסבר אבולוציוני הישרדותי אבל זהו אינו הנושא בו אנו עוסקים… חשוב להבין בהקשר של ניהול שינוי בארגונים שאין להקל ראש בחוויה הרגשית שחווים העובדים בעת שינוי, בעיקר וככל שהשינוי מהותי וגדול יותר. על ידי התחשבות ומתן תשומת לב לרווחה הרגשית של עובדים, מתן תמיכה והעצמת עובדים, ניתן לנווט את האלמנט הרגשי-אנושי בניהול השינוי באופן חלק ויעיל.
ראשית כאמור חשוב לתכנן וליישם היטב את כל נושא התקשורת והעברת המסרים לעובדים סביב השינוי. שנית, חשוב לספק תוכניות הכשרה ופיתוח על מנת לצייד את העובדים בכלים ובמיומנויות חדשים הנחוצים להם. בנוסף, זיהוי וחגיגה של ניצחונות קטנים חשובים להעלאת המוטיבציה והמורל של העובדים בעת תקופות מאתגרות כמו בתהליך של ניהול שינוי. העצמת עובדים על ידי האצלת סמכויות וקבלת החלטות, וכן טיפוח רוח החדשנות והלמידה יעזרו בהגברת מעורבותם בתהליך ניהול השינוי.
לסיכום, שינויים עלולים לעורר באנשים פחד וחוסר וודאות אשר יקשו על תהליך ניהול השינוי לעבור באופן חלק שהיינו מצפים לו. חשוב מאוד לדאוג לעובדים בתקופות מעבר מאתגרות שכאלו עם כמה שיותר מידע, כלים, תקשורת ברורה ופתוחה ומתן תמיכה, עידוד והעצמה.
