בארגונים רבים נוטים לחשוב שגיבוש תוכנית עבודה שנתית הוא תהליך בירוקרטי משעמם ותלוש מהמציאות בשל תנאי הסביבה המשתנים תדיר של ארגונים. באחרים נוטים להסכים שהתקציב הארגוני המתגבש הוא למעשה תוכנית העבודה של הארגון. מדובר כמובן בטעויות נפוצות וקריטיות לתפקודם, צמיחתם ולעיתים אף קיומם של ארגונים. תוכנית עבודה שנתית היא בעלת חשיבות עליונה עבור כל ארגון ומהווה כלי ניהולי אסטרטגי ראשון במעלה החיוני להתפתחותו וצמיחתו של הארגון.
תוכנית עבודה שנתית מספקת לארגון מפת דרכים להצלחה ומבטיחה בהירות של מטרותיו והשגת היעדים אותם הארגון מציב לעצמו לשנה הקרובה. חשוב שארגונים יידעו ליצור לעצמם תוכנית עבודה שנתית מקיפה, כזו אשר תגדיר בבהירות מטרות, יעדים, אחראים, שותפים, לוחות זמנים ודרכי פעולה ישימות. בתוכנית עבודה שנתית חשוב להגדיר יעדים ברורים ומדידים על מנת שכל בעלי העניין בארגון יישרו קו לגבי הביצועים הנדרשים מהם ויפעלו למימוש החזון הארגוני המשותף המצוי בבסיס המטרות שהוגדרו.
תוכנית עבודה שנתית עם הגדרת יעדים ברורה, משפרת את התיאום ואת שיתוף הפעולה בתוך הארגון ומחזקת את תחושת המטרה בקרב העובדים. יתר על כן, תוכנית עבודה שנתית משמשת ככלי להקצאת משאבים יעילה, המאפשר לארגונים לייעל את זמן העבודה, ההשקעות, ההוצאות הכספיות ואת כוח האדם בארגון. תוכנית עבודה שנתית מסודרת עוזרת גם לזהות ולהגדיר את סדרי העדיפויות, לקבוע על פיהם לוחות זמניים מציאותיים ולהקצות אחריות לבעלי התפקידים המתאימים.
זה עוזר גם לייעל את פעולות השגרה ולמקסם את הפרודוקטיביות. דבר חשוב נוסף לגבי תוכנית עבודה שנתית, הוא שתוכנית כזאת מספקת מסגרת חשובה למעקב והערכת התקדמות. הדבר מסייע לארגונים לעקוב אחר ההישגים והביצועים, לזהות את התחומים בהם ניתן לשפר ולקבל החלטות מושכלות יותר על סמך הנתונים במהלך הדרך ובכך – לייעל תהליכים גם תוך כדי תנועה. תוכנית עבודה שנתית יוצרת יכולת הסתגלות ארגונית לנסיבות משתנות, מעצימה ארגונים, ממקדת ועוזרת לשמור על היתרון התחרותי אל מול עסקים וארגונים אחרים בתחום.
מרכיבי המפתח של תוכנית עבודה שנתית
ישנם מספר מרכיבים חיוניים התורמים להצלחתה של תוכנית העבודה השנתית. תוכנית כזאת צריכה לכלול בראש ובראשונה מטרות מוגדרות מראש. הדבר קריטי לביצוע! תהליך גיבוש תוכנית עבודה חייב להתחיל בהגדרת מטרות ברורות מבוססות חזון וייעוד הארגון המהוות למעשה את ציר ההתקדמות העסקי והארגוני של הארגון. מטרות אלו יסייעו בהגדרת יעדים שנתיים ספציפיים, הניתנים להשגה, למדידה, רלוונטיים למשאבי הארגון ומוגבלים בזמן.
בנוסף, הגדרת יעדים ברורה בתחילת הדרך תבטיח שכל מנהלי ועובדי הארגון יפעלו למען אותם מטרות משותפות ויעדים ברי השגה. לאחר הגדרת היעדים שזהו השלב הראשון החיוני בתוכנית העבודה השנתית, חשוב לדאוג שיוגדרו אסטרטגיות, כיווני פעולה ותוכניות פעולה המתאימים להשגת יעדים אלו.
מרכיב חיוני נוסף בתוכנית עבודה שנתית יעילה הוא לוחות הזמנים. יש לקבוע זמנים ריאליסטיים לכל מטרה שהוצבה וליישום האסטרטגיות וכיווני הפעולה שנבחרו. הדבר מאפשר תכנון ותיעדוף נכון של המשימות. בנוסף, לוחות הזמנים מסייעים לארגון לעקוב אחר התקדמות המשימות ולבצע התאמות נחוצות במהלך הדרך.
הקצאת משאבים הוא מרכיב חיוני נוסף בתוכנית עבודה שנתית של ארגונים. יש לדאוג להקצאה נכונה של משאבי הארגון כולל תקציב, כוח אדם או טכנולוגיות חיוניות וכל זה על מנת להבטיח שהכלים והתמיכה הדרושים זמינים לביצוע המשימות באופן הטוב ביותר. חשוב גם לקחת בחשבון את המומחיות והכישורים הנדרשים לביצוע כל משימה ולהגדיר חלוקת האחריות בין בעלי התפקידים בארגון בהתאם לכך.
התייחסות למרכיבי מפתח אלו בתוכנית עבודה שנתית של הארגון עוזרים לשפר את המיקוד, הפרודוקטיביות ואת התיאום בין מחלקות ובעלי תפקידים בארגון בעת ביצוע המשימות השונות, וכתוצאה מכך מאפשרים עמידה ביעדים ובלוחות הזמנים.
צרו קשר היום והתחילו להוביל את השינוי שלכם
הגדרת יעדים
ארגונים רבים נעזרים במודל SMART לקביעת יעדים בתחילת תהליך גיבוש תוכנית עבודה במטרה לגב תוכנית עבודה אפקטיבית ככל שניתן. מודל SMART מכוון לקביעת יעדים ספציפיים, מדידים, ניתנים להשגה, רלוונטיים ומוגדרים בזמן. כאמור, קביעת יעדים היא חלק משמעותי בתהליך גיבוש תוכנית עבודה שנתית. כצעד ראשון חשוב להגדיר יעדים ספציפיים, כלומר – היעדים המוגדרים צריכים לייצג באופן ברור מה רוצים להשיג. היעדים צריכים להיות מדויקים וחד משמעיים.
כצעד שני, יש לקבוע קריטריונים מדידים, רצוי כאלה הניתנים לכימות, אשר יעזרו לעקוב אחר התקדמות מימוש השגת היעד ולקבוע הצלחה. כאשר קובעים יעדים מדידים ניתן לבצע במהלך הדרך קבלת החלטות מושכלות יותר על סמך הנתונים ובכך להקל על תהליך הערכת הביצועים.
הצעד השלישי בקביעת יעדים לתוכנית עבודה שנתית מתייחס לקביעת יעדים מציאותיים וברי השגה. על היעדים להיות ברי ביצוע במסגרת האילוצים והמשאבים הזמינים לארגון. קביעת יעדים ניתנים להשגה היא חשובה מכיוון שיעדים בלתי ניתנים להשגה עלולים לגרום לתסכול רב ולירידה במוטיבציה.
הצעד הרביעי מתייחס ליעדים רלוונטיים. כלומר התאמת היעדים לאופי ולחזון הכולל והרחב יותר של הארגון. השלב האחרון במסגרת הגדרת יעדים במודל ה SMART הוא קביעת זמנים להשגת היעדים. תאריך יעד ברור עוזר לספק תחושת דחיפות ולתעדף משימות באופן ברור יותר בתוכנית העבודה השנתית של הארגון.
שימוש במודל SMART להגדרת יעדים לתוכנית עבודה שנתית מספק גישה מובנית להגדרת יעדים מדויקים וברי השגה. בדרך זו תוכנית העבודה השנתית של הארגון מקבלת כיוון ברור יותר וממוקד אשר מקל על המשך גיבוש תוכנית העבודה ומספק בהירות גם לטווח הארוך.
הקצאת משאבים
חלוקה וניצול נכון של המשאבים הזמינים לארגון ממלא תפקיד חשוב בעת גיבוש תוכנית עבודה שנתית מוצלחת של ארגונים. חשוב לדאוג להקצאת משאבים יעילה של כוח האדם, הנכסים הפיננסיים, חומרים, טכנולוגיה ומשאבים נוספים הקיימים בארגון.
גיבוש תוכנית עבודה שנתית דורש הערכה מדוקדקת של המשאבים השונים לכל מטרה או משימה נחוצים, תוך לקיחה בחשבון של צרכים משתנים ותנאי סביבה משתנים. יש לבצע הערכה של הכישורים והמומחיות הנדרשים, זמינות הכלים, כוח האדם והציוד הנדרשים למען עמידה ביעדים שהוגדרו בתחילת תוכנית העבודה השנתית.
באופן משלים, חשוב לערוך גם תקצוב נכון. כלומר – יש לחלק את המשאבים הכספיים העומדים בפני הארגון לצורך תמיכה ביישום תוכנית עבודה שנתית אשר עומדת ביעדים ובלוחות הזמנים. יש לבצע אומדן של עלויות הפעילויות השונות הכרוכות בתוכנית העבודה השנתית. אלו יכולות עלויות הקשורות להוצאות על כוח אדם, יוזמות שיווק, הוצאות תפעול ועוד… קבלת החלטות על סמך תיעדוף נכון של הפעילויות השונות יעזרו להכריע בכל הנוגע להקצאת המשאבים והתקצוב הנכונים והיעילים ביותר לצורכי הארגון ולעמידה בתוכנית העבודה השנתית.
תיעדוף יעדים ומשימות יתבצע בדרך כלל על סמך חשיבותם האסטרטגית, המשאבים הזמינים והשפעתם הפוטנציאלית. חשוב לזהות את הפעילויות הקריטיות ביותר שיש לבצע ולתעדף אותם בהתאם, לספק להם את התמיכה הנאותה ואם צריך גם להקצות להם נתח משמעותי של משאבים ושל תקצוב. על מנת לקבל החלטות מושכלות בשלב הקצאת המשאבים של תוכנית עבודה שנתית יש להתחשב בגורמי עלות – תועלת, החזר על ההשקעה והערכת סיכונים.
בחינה של היבטים אלה יכולה לסייע מאוד בהקצאת המשאבים ולייעל את תהליך בניית תוכנית העבודה השנתית.
מאמרים נוספים
מיומנויות תקשורת בין אישית ותקשורת בינאישית אפקטיבית
ניהול קונפליקטים בצוות – תפקידם של מנהלים
ייעוץ ופיתוח ארגוני – עושים סדר בבלגאן…
בנייה ופיתוח צוות – מהות וחשיבות ארגונית
הכשרת מנהלים ככלי אסטרטגי לחיזוק יתרון תחרותי של ארגונים בעידן ה VUCA
שיתוף פעולה ותקשורת אפקטיבית
על מנת ליישם באופן מוצלח ויעיל תוכנית עבודה שנתית של ארגון, שיתוף פעולה, סנכרון ותקשורת אפקטיבית בעבודה בין הצוותים והדרגים השונים בארגון היא חיונית מאוד. כל ארגון מורכב ממחלקות, צוותים ואינדיבידואלים המשתפים פעולה ועובדים יחד למען מטרות משותפות לטובת קידום הצמיחה העסקית של הארגון.
שיתוף פעולה וסנכרון מתבטא בשילוב של נקודות מבט מגוונות, מומחיות ומיומנויות שונות על מנת להתמודד עם האתגרים השונים ולנצל באופן מיטבי הזדמנויות חדשות לשגשוג. תרבות עבודה של שיתוף פעולה עוזרת לנצל את האינטליגנציה הקולקטיבית של המוחות בארגון, דבר המוביל לפתרונות חדשניים ויצירתיים ובסופו של דבר לקבלת החלטות מושכלת יותר.
באופן משלים, תקשורת אפקטיבית חשובה לא פחות. כאשר ערוצי התקשורת פתוחים וברורים, מתאפשרת העברת מידע, משוב ורעיונות באופן יעיל וחלק. תקשורת אפקטיבית מסייעת גם לבעלי התפקידים השונים בארגון להבין את חלוקת האחריות ולוחות הזמנים בצורה שממזערת שיבושים. בנוסף, החשיבות בתקשורת אפקטיבית ופתוחה היא ביצירת שקיפות ואמון.
תקשורת אפקטיבית מסייעת לייצר בקרב כלל מנהלי ועובדי הארגון תחושת מחויבות לתוכנית העבודה השנתית. כאשר מתקיימים עדכוני תקשורת שוטפים, מתקיימות פגישות צוות קבועות וכן מסופקים דוחות התקדמות באופן תדיר, הדבר מסייע לשמור על כל אנשי הארגון מעודכנים ומעורבים. יתר על כן, תקשורת אפקטיבית מסייעת בפתרון בעיות מהיר, מכיוון שניתן לזהות בעיות בזמן ולטפל בהן ללא דיחוי. בסופו של דבר תקשורת אפקטיבית ועבודה בשיתוף פעולה ובסנכרון, מייצרים סביבת עבודה משגשגת, כזו הנצמדת בדבקות לתוכנית העבודה השנתית ומשיגה את היעדים הרצויים.
חשיבות ניטור והערכה שוטפים ושל תכנון מול ביצוע תקופתיים
על מנת להבטיח שהיעדים מושגים במהלך תוכנית העבודה השנתית, חשוב לבצע ניטור והערכה שוטפים. מעקב אחר ההתקדמות ואיסוף נתונים מאפשר לארגון להעריך האם המשימות והפעילויות מבוצעות כמתוכנן והאם אבני הדרך בתוכנית העבודה השנתית מושגות בהתאם ללוחות הזמנים שנקבעו מראש. הליך הניטור מסייע לספק תובנות חשובות לגבי האפקטיביות של האסטרטגיות ודרכי הפעולה שהוגדרו ושל ניצול המשאבים.
ניטור והערכה עוזרים לקבוע האם הארגון עומד ביעדים ובאיזו מידה. הערכה של הביצועים הכוללים עוזרת לזהות נקודות חוזק וחולשה ומתוכם להפיק לקחים משמעותיים לאורך תוכנית עבודה שנתית של ארגון. ניטור והערכה המתבצעים על בסיס קבוע מאפשרים לארגון לזהות כל סטייה, אתגר פוטנציאלי או תחום אשר זקוק לשיפור בזמן אמת. מתוך הנתונים שמתקבלים בתהליכי הערכה וניטור, מתקבלות החלטות מושכלות וטובות יותר.
באמצעות ניטור והערכה שוטפים הארגון יכול לשמור על גמישות ומהירות תגובה לאירועים ותרחישים שונים בסביבתו העסקית. הדבר מבטיח סתגלנות ודינאמיות לנסיבות המשתנות במהלך תוכנית עבודה שנתית של ארגון. הטמעה של תהליכי ניטור והערכה קבועים בתוך תוכנית העבודה השנתית עוזרת למקסם את הסיכויים לעמידה ביעדים ולקבלת תוצאות מיטביות של תוכנית העבודה השנתית.
אחת לתקופה, בדרך כלל אחת לרבעון, בסוף חציון ראשון ובסוף כל שנת פעילות, נהוג לבחון תכנון מול ביצוע של תוכנית העבודה השנתית. הדבר מאפשר להנהלת הארגון ל׳חשב מסלול מחדש׳ במידת הצורך ולבצע התאמות הן ביעדים שהוגדרו והן בדרכי הפעולה ולוחות הזמנים. כל ארגון חשוב שיבצע תכנון מול ביצוע תקופתי לטובת שמירה על רלוונטיות היעדים העסקיים והארגוניים ושל תוכנית העבודה השנתית וזאת על מנת להגיע לסיום שנת פעילות עם יישום יעדים באופן הכי אפקטיבי ומדויק שניתן.
הפקת לקחים, למידה ושיפור מתמיד
תוכנית עבודה שנתית מספקת הזדמנות ללמידה ושיפור מתמיד. תוכנית עבודה שנתית מספקת לארגונים הזדמנות להעריך את ביצועיהם, לזהות תחומים לשיפור כמו גם זיהוי של הצלחות ואתגרים. על בסיס ניתוח חוויות העבר ניתן לבצע הפקת לקחים ולהבין מה עבד טוב ומה היה ניתן לעשות אחרת. הפקת לקחים אשר מתקבלת מניסיון העבר מסייעת לקבלת תובנות יקרות ערך היכולות להוביל לתכנון טוב יותר בעתיד.
למידה מחוויות העבר והפקת לקחים מייעלת תהליכים, מחדדת אסטרטגיות והנחות עבודה קיימות ועוזרת לבצע אופטימיזציה טובה יותר של הקצאת המשאבים. הפקת לקחים מאפשרת לארגון לשפר את חולשותיו, לחזק את יתרונותיו, להיערך טוב יותר לקראת איומים חיצוניים והזדמנויות עתידיות, וכן לשפר את הביצועים הכוללים בדרך להשגת היעדים שהוגדרו בתוכנית העבודה השנתית.
ניתן לומר שכל תוכנית עבודה שנתית, משמשת כפלטפורמה ליישום שיפורים בתוכניות עתידיות וכתוצאה מכך להבטיח שטעויות לא יחזרו על עצמן וששיטות עבודה מומלצות ייושמו ויוטמעו. גישה זו של הפקת לקחים מאפשרת שיפור מתמיד ולכן היא כל כך חשובה ונחוצה. כל תוכנית עבודה שנתית הופכת להזדמנות להתבסס על ידע והתנסויות קודמות ובעזרת ניסיון העבר ניתן ליצור ארגון אפקטיבי וסתגלן לנסיבות הדינאמיות של הסביבה העסקית של ימינו.
הפקת לקחים המתבצעת באופן קבוע ומתוך מחויבות ארגונית לשיפור מתמיד, הופכת את הארגון לכזה היודע לנצל הזדמנויות חדשות, להתפתח, לחדש וליישם הצלחות רבות יותר.
