ניהול שינויים בחברות וארגונים הינו תהליך חיוני להתמודדות עם השינוי המתמיד בסביבה העסקית והחברתית.
כל ארגון נתקל בשינויים כחלק מתהליך התפתחותו. שינויים רבים בחיי הארגון הינם שינויים יזומים הנדרשים על מנת לאפשר צמיחה מהירה או לחילופין התאוששות ממשבר.
היכולת לנהל את השינויים בצורה אפקטיבית ולרתום את כלל מנהלי ועובדי הארגון לשינויים – מהווה יתרון עסקי עצום.
ניהול שינויים בחברות וארגונים כולל מספר גישות וכלים המסייעים להקל על תהליכי השינוי ולהבטיח שהם מתבצעים באופן יציב ומוצלח. היערכות מקדימה ככל שניתן תסייע בהצלחת התהליך. צרו קשר היום והתחילו להוביל את השינוי שלכם
הנה כמה מהאספקטים החשובים בהם ניהול שינויים מתבצע בארגונים:
- ניתוח ותכנון: כדי לנהל שינויים, יש להבין תחילה את המציאות הקיימת ולזהות את הדרכים בהן היא עשויה להשתנות. נדרש ניתוח מעמיק של תהליכים, מערכות, תפקידים, מנהיגות בארגון והתרבות הארגונית הרווחת בארגון, כדי לזהות את הצורך בשינוי או את השינוי הנדרש. בהתאם, יש לפתח תכנית עבודה מפורטת להטמעת השינוי.
- רתימת כלל הצוותים בארגון: על מנת שהשינוי יתממש בהצלחה רבה, יש לתקשר את חזון הנהלת הארגון וכן את התוכניות היישומיות בנוגע לשינוי, לכל דרגי המנהלים והעובדים.
בכך – להפוך אותם לשותפים פעילים בתהליך ולמנוע / לטפל בהתנגדויות לתהליך. דבר זה דורש מנהיגות אמיצה, הובלה נחושה וחיזוק תחושת השייכות, הצוותיות והשיתופיות.
- ניהול תקופת המעבר: תהליך השינוי לרוב הינו ארוך ומאתגר. במהלכו, מתעוררות תחושות של אי-וודאות ומתגלות התנגדויות גלויות ו/או סמויות.
ניהול תקופת המעבר דורש יצירת מנגנוני תמיכה, תקשורת פתוחה ושקופה, גמישות והכלה כלפי העובדים.
- ניהול וטיפול בהתנגדויות: חלק מעובדי ואף ממנהלי החברה עשויים לפעול בצורה אקטיבית או פסיבית כנגד השינוי.
השינוי מצריך יציאה מאיזורי נוחות והתנהלות שונה ממה שהורגלו העובדים קודם לכן.
צוותים משתנים, מנהלים מתחלפים, תהליכים ושיטות עבודה נדרשים לשינוי ושדרוג.
הדבר דורש שינוי של המיינדסט הארגוני ובפרקטיקה –שינוי דפוסי ניהול ועבודה.
דרכי ההתמודדות של מנהלים עם ניהול התנגדויות הן מגוונות. נקיטת גישה יזומה של הקשבה ושיח סביב השינוי – מאד מסייעת במניעת ובטיפול בהתנגדויות.
יש לאפשר לעובדים להביע דעותיהם, עמדותיהם, חששותיהם והסתייגויותיהם מן השינוי, גם באופן פרטני וגם בפורומים שונים.
על המנהלים להיערך מראש לשאלות והתנגדויות שעשויות לעלות, ולהתייחס בכובד ראש וברצינות לקולות שעולים מן השטח.
גישה זו של שיח והקשבה יזומים ומתמשכים מצד הנהלת הארגון צריכה להיות עקבית ויש לקיים מופעים חוזרים של שיח, הסברה, התייחסות לדברים שעולים ומענה על שאלות.
- מדידת ההתקדמות: לצורך מעקב ובקרה אחר השינוי והתקדמותו, חשוב להגדיר מדדים ואינדיקטורים כדי לבחון את התקדמות התהליך, למקסם ולמנף הישגים ולגבש כיווני חשיבה ופעולה נוספים במקומות בהן השינוי לא הוטמע כמתוכנן.
- כלים טכנולוגיים: בחלק מתהליכי השינוי שילוב של כלים פרקטיים וטכנולוגיות יכול לסייע, דוגמת: תוכנות לניהול פרויקטים, תוכנות אוטומציה, אפליקציות תקשורת בין עובדים בסלולר, מערכות ווביות לתקשורת פנים-ארגונית ולאחרונה גם כלים ושיטות מעולם הבינה המלאכותית (AI).
ניהול שינויים בחברות וארגונים הוא תהליך מורכב שדורש גישות מובנות ותכנון מדויק לצד גמישות מחשבתית, תפקודית וניהולית של מובילי השינוי.
הצלחת השינוי נמדדת ביכולת הארגון להטמיע בפרק זמן קצר יחסית שינויים מהותיים במבנה הארגוני, בתמהיל העובדים, בתהליכי ושיטות העבודה ובעיקר בתרבות הארגונית. כל אלו יסייעו לארגון להשתלב בסביבה עסקית חדשה ו/או להמציא עצמו מחדש, תוך התמודדות עם אתגרים באופן מאורגן ואפקטיבי.
כיצד מתרחש ניהול שינויים בחברות וארגונים?
ניהול שינויים בחברות וארגונים הינו תהליך רגיש ומורכב.
השלבים המרכזיים בניהול שינויים בארגונים הם:
- זיהוי ותכנון: כאשר זוהה הצורך לשינוי, הצעד הראשון הוא להבין מה בדיוק דרוש לשנות ולתכנן את השינוי בצורה עקבית ככל שניתן. נדרש זיהוי מדויק של הבעיה או האתגר הקיים וכן הגדרה מדויקת של המטרות אותן השינוי אמור להשיג.
- התאמת חזון: חשוב לגבש חזון לגבי איך הארגון יראה ויפעל בעתיד, לאחר השינוי – מהי תמונת המצב הארגונית העתידית אליה שואפים.
החזון צריך להתאים כמובן למציאות הארגונית והעסקית, מחד להיות עמיד בפני אתגרים ותנאים משתנים ומאידך לשמור על גמישות מידתית. - מעורבות: עם תחילת התהליך, יש להחליט מיהם מובילי השינוי, מי ממנהלי ועובדי הארגון אשר יידרשו לשינוי בפועל, וכן אילו משאבים יידרשו לטובת העניין.
במרבית תהליכי השינוי נדרשת מעורבות רחבה של מגוון אנשים וצוותים ברחבי הארגון. בארגונים גדולים ייתכן שהשינוי ״ייגע״ רק בחלק מהעובדים/היחידות הארגוניות – תלוי השינוי הנדרש ותלוי ממשקי העבודה של אותן יחידות ארגוניות המעורבות בשינוי.
בארגונים קטנים-בינוניים כל עובדי הארגון לוקחים חלק בשינוי. חשוב לציין כי על הנהלת הארגון, בכל סוגי הארגונים, מוטלת האחריות לתמיכה בשינוי, גם אם הובלת השינוי נעשית על ידי דרגי ניהול נמוכים יותר. - תכנון והתנעה: תכנון מדויק וריאליסטי של השינוי הוא חיוני. יש לפרט את הפעולות, המשאבים והזמנים הנדרשים למימוש והטמעת השינוי ולשים דגש על ניהול פרויקטים ואיכות הביצוע.
- תקשורת: התקשורת היא חלק מהותי ביישום והטמעת שינוי בארגון. לאורך כל תהליך השינוי כולל טרום ופוסט החלת המהלך, יש לדאוג לכך שכל המנהלים, הצוותים והעובדים מודעים לסיבות ולתכלית השינוי, וכן שמובילי השינוי והארגון בכללותו ערוכים לסייע להם להתמודד עם השינוי ביעילות וברגישות הנדרשת.
- ניהול התנגדויות: ניהול התנגדויות הוא חלק חשוב ובלתי נמנע בתהליך השינוי. ישנן התנגדויות גלויות אותן קל לאבחן וכן התנגדויות סמויות אותן יש לזהות ולתת עליהן את הדעת מוקדם ככל הניתן.
צריך לנסות ולהבין מבעוד מועד, טרום התנעת התהליך, אילו סיבות ותרחישים עלולים להוביל להתנגדות וכן למצוא את הדרכים המתאימות להתמודדות. - בקרה ומעקב: עם התקדמות השינוי, יש לבצע מעקב יזום ושיטתי אחר התהליך ולוודא שהשינוי מתבצע ומוטמע בהצלחה.
נדרשת גם בקרה תקופתית לצורך הפקת תובנות ומסקנות באשר למידת הצורך בביצוע התאמות ושינויים נדרשים בתוכנית הטמעת השינוי. - יישום והטמעה: הטמעת השינוי המתחילה בסוף שלב התכנון וההיערכות המקדימה, כוללת גיבוש של שינויים יישומיים המהווים חלק מתוכנית השינוי בשיתוף העובדים הרלוונטיים, הדרכות והעברת ידע באופן מתוכנן, הסברה כמובן לאורך כל הדרך וביצוע התאמות ״תוך כדי תנועה״.
- הפקת לקחים, תחכום ולמידה: עם סיום תהליך הטמעת השינוי, וגם בנקודות מסוימות במהלכו, יש לקיים דיוני הפקת לקחים ותחכום. זאת במטרה להבין את הסטיות בביצוע אל מול התכנון וכדי ללמוד לתהליכי השינוי הבאים וכן לטובת ביצוע התאמות כבר בשלבי ההטמעה כמו גם בסיומה, והכל ע״פ צורכי השטח והסביבה המשתנה באופן תדיר.
הלמידה מתהליך השינוי היא משמעותית לארגון כדי שיוכל לתפקד ולהתמודד עם שינויים לאורך זמן ובאופן מיטבי, וכן להטמיע את הלקחים שהופקו מהניסיון שנרכש.
ניהול שינויים בארגונים הינו תהליך מורכב ומאתגר ועשוי להתפתח באופן שונה בכל ארגון בהתאם לסביבה, לעובדים ולתנאים המשתנים.
ניהול שינויים מצריך מנהיגות מעוררת השראה ואפקטיבית, המצליחה ליצור בסיס איתן של יחסי אמון עם מנהלי ועובדי הארגון וכן תרבות ארגונית המסוגלת להכיל ולהתמודד עם השינויים הנדרשים באופן פתוח וגמיש.
ניהול שינויים בחברות וארגונים - במה זה יכול לתרום?
ניהול שינויים בחברות וארגונים יכול לעזור בהטמעת השינוי באופן יעיל ומוצלח.
להלן מספר דרכים בהן ניהול שינויים יכול לתרום להצלחתו:
- תכנון מדויק: נדרשת הכנה של תכנית עבודה מדויקת ומפורטת ליישום השינוי. תכנון זה יחייב זיהוי והגדרה של מטרות השינוי, תיאום עם המעורבים המרכזיים והמהותיים לשינוי, תכנון זמן ומשאבים וכן פירוט של צעדי הפעולה.
- תמיכה מנהיגותית: תמיכה מרכזית על ידי הנהלת הארגון הינה חיונית. ניהול השינוי על ידי גורמים מקצועיים יפעל להבטחת קבלת תמיכה נרחבת מהנהלת הארגון ובמקביל לסייע לה להתמקד במוקדי השינוי ובתועלותיו לכלל הארגון.
- תקשורת אפקטיבית: גיבוש תכנית תקשורת אפקטיבית הכוללת הסברים על סיבת השינוי, תכלית השינוי והיתרונות והתועלות שבו – מהותית והכרחית. תקשורת פתוחה של תכני ומסרי התוכנית, המותאמת לקהלי מטרה שונים, תגרום לחידוד ויישום ערכי השותפות, המעורבות והלויאליות לתהליך וכן תייצר הירתמות רחבה ותמיכה בשינוי.
- מנהיגות אמיצה: מנהיגים אמיצים ויצירתיים עשויים לשנות תרבות ארגונית ולהצליח להביא את תהליך השינוי לקו סיום. מנהיגים אלו ירכשו לעצמם, במהלך תהליך השינוי אותו הם מובילים, תומכים רבים ויצליחו לתרום מהותית להצלחת השינוי ולצמיחת הארגון.
- ניהול התנגדויות: ניהול התנגדויות שם דגש על זיהוי, הבנה והערכה נכונה של התחושות והדעות של כלל המעורבים בנוגע לשינוי. זיהוי נכון ובזמן של התנגדויות והתייחסות מותאמת, עשויה להפחית את האתגרים עימם עשויים למצוא עצמם מובילי השינוי מתמודדים במהלך השינוי.
- בקרה: במהלך השינוי יש צורך בבקרה תקופתית בכדי לוודא שהשינוי מתבצע בהתאם לתוכנית ולתוצאות הצפויות. בקרה מאפשרת לזהות בזמן מוקדים המתקשים יותר עם השינוי ובהתאם לבצע שינויים והתאמות בתוכנית השינוי המקורית על מנת לקדם את הצלחת הטמעת השינוי.
- שיפור וחידוש תהליכים ומערכות: ניהול שינויים ברוב המקרים יכלול שיפור וחידוש של תהליכי ושיטות עבודה, שגרות ניהול ועבודה, מערכות תומכות וכלים העוזרים לארגון להתמודד עם השינוי בצורה אפקטיבית, ובכך למעשה עם ביצועיו הנדרשים להמשך הדרך.
ניהול שינויים טומן בחובו שיפור תהליכי ושיטות ניהול ועבודה לטובת הגברת האפקטיביות הארגונית, ביצועי הארגון והצלחתו במשימותיו ואתגריו.
במרבית המקרים וכחלק ממטרות השינוי – חל גם שיפור באקלים הארגוני ושינוי של התרבות הארגונית לטובת התמודדות טובה יותר של הארגון עם שינויים עתידיים.
מהו שינוי ארגוני?
שינוי ארגוני הוא תהליך המתרחש במערכות ובחברות מסוגים וסקטורים שונים, בו נעשים שינויים יזומים או תגובתיים ובאופן מכוון ומנוהל.
זאת במטרה לשפר את תפקוד הארגון, יכולת ההתמודדות שלו עם שינויים סביבתיים ויכולת ההסתגלות שלו להתאים עצמו למציאות משתנה, תוך כדי קידום מטרותיו הארגוניות.
שינוי ארגוני מתרחש בתחומים רבים בארגון כגון ניהול ומנהיגות, תהליכים, תרבות ארגונית, מבנה הארגון והתפקידים בו, מערכות טכנולוגיות, תפעוליות, עסקיות, שיווקיות, תקשורתיות ועוד. בשל יחסי הגומלין בין התחומים השונים, למעשה שינוי באחד או יותר מהם משפיע על התחומים האחרים.
סיבות לניהול שינויים בחברות יכולות להיות שונות ומגוונות. בין אם השינויים יזומים על ידי הנהלת החברה לטובת בידול ומיצוב טוב יותר אל מול מתחרים ובין אם כתגובה לתנאי שוק וסביבה משתנים או דרישות וציפיות חדשות של לקוחות ושוק, טכנולוגיות חדשות, או שינויים בתחומי רגולציה.
בארגונים ציבוריים, ניהול שינויים מטרתו לרוב לשפר ולייעל תהליכים רוחביים וכן למצב את הארגון בפוזיציה גבוהה יותר בהיבטי שירות ללקוחותיו.
ניהול שינויים ארגוניים כולל התמודדות עם אתגרים רבים ומורכבים ודורש תכלול של תהליכים רבים דוגמת: קבלת החלטות, התמקדות ברתימה והכשרה של הצוותים השונים, תכנון וביצוע שיפורים במערכות ו/או הטמעת מערכות חדשות, שיפור וחידוש תהליכי ניהול ועבודה, שיווק מהלכי השינוי והסברה פנים-ארגונית כולל תקשורת אפקטיבית מול העובדים, וכן תהליכי בקרה והערכה עם התקדמות השינוי.
ניהול שינויים נדרש בכדי ללמד ולאמן את הארגון להתאים את עצמו למציאות הסביבתית המשתנה, לשכלל את יכולותיו בהתמודדות עם שינויים וניהולם, לחשוף ולפתח את יתרונותיו התחרותיים ובכך להצליח ולצמוח בתחומי עיסוקו. מאמרים נוספים
ייעוץ למנהלים – ערך או ברך? פנים או חוץ?
פרקטיקות יישומיות בניהול שינוי
בנייה ופיתוח צוות – מהות וחשיבות ארגונית
השתלבות בתרבות ארגונית – טיפים למנהלות ומנהלים חדשים בארגון
פרקטיקות יישומיות בניהול שינוי
שינוי הוא תהליך דינמי ובלתי נמנע בניהול שינויים בחברות וארגונים
שינוי הוא תהליך דינמי הקורה בכל מערכת שהיא בכללן חברות וארגונים.
תהליך השינוי למעשה הוא בלתי נמנע ויקרה באופן כזה או אחר על ידי סיבות וגורמים שונים בתוך ומחוץ לארגון.
השינוי כולל מגוון של שלבים ופעולות המובילות לשינוי בתפקוד הארגון, בתהליכים, במנהיגות בתרבות הארגונית ובמערכות נוספות בארגון.
תהליך ניהול השינוי נוגע לשיפור, להתמודדות עם אתגרים, להטמעת שיטות חדשות, להקניית תפקידים חדשים ולהתאמות למציאות חדשה ומשתנה.
במהלך תהליך ניהול השינוי יתכנו התנגדויות מסוגים שונים, אתגרים רבים, אילוצים ושיפורים נדרשים.
כלים ושיטות מוגדרים לניהול השינוי יכולים לתמוך בתהליך ולסייע לוודא שהוא מתבצע בצורה אפקטיבית ובהצלחה מרובה.
זהו תהליך מורכב, רגיש ומרתק הדורש אבחנה והבנה מדויקת של המציאות וגיבוש תוכניות עבודה משולבות רתימת כלל הגורמים הרלוונטיים לשינוי, על מנת לקדמו ולהגביר את הסיכוי להצלחתו.
